Process Mining pode economizar custos com erros causados por desatenção humana

Seja por falta de experiência, atenção insuficiente ou cansaço, pode acontecer de um funcionário não cumprir uma tarefa a tempo, enviar um documento errado ou cometer um erro de digitação. Erros que, à primeira vista, podem não parecer tão graves, mas, se não descobertos, podem somar milhões de prejuízo para uma empresa.

A instituição financeira Citigroup passou por dos piores contratempos em agosto de 2020, onde um funcionário transferiu acidentalmente quase US $1 bilhão para os credores da empresa de cosméticos Revlon. Em vez de fazer o pagamento de juros do empréstimo da Revlon, o Citibank pagou o total da dívida com recursos do seu próprio caixa.

Outro caso de falha humana aconteceu em outubro de 2020, onde quase 16.000 casos de coronavírus não foram notificados ao Public Health England (PHE), pois desenvolvedores do PHE escolheram um formato de arquivo antigo do programa Excel para registrar os casos.

As tarefas com processos manuais estão mais suscetíveis a erros, seja por desatenção, distração, mas, principalmente, por serem repetitivas. Então, para evitar prejuízos, é importante automatizar esses processos e ter meios de identificar falhas, gargalos e corrigi-los.

De acordo com B. Burke, VP de Pesquisa do Gartner, “Tudo o que pode e deve ser automatizado será automatizado".

Atualmente, estamos vendo um número crescente de RPA (Robotic Process Automation) em todo o mundo. E de acordo com o Gartner, o mercado de RPA atingirá quase US $2 bilhões no próximo ano e continuará crescendo a dois dígitos até 2024.

AUTOMAÇÃO DE PROCESSOS MANUAIS

Os processos manuais mais comuns de se obter benefícios rapidamente com RPA são casos em que os dados precisam ser transferidos de um sistema para outro, como processamento de pedidos do cliente, operações de call center, processamento de folha de pagamento, processamento de reclamações e atualizações de perfil do cliente.

O RPA apresenta seu máximo potencial em processos com alto volume de tarefas manuais e tempo de manuseio, procedimentos fixos, padronizados e repetitivos. Nestes processos manuais, ajuda a erradicar os erros por falha humana.

O primeiro passo para implementação do RPA em uma empresa é descobrir se o tipo de processo é passível de automação e seus diferentes níveis.

Dentre esses processos, deve-se detectar quais têm maior potencial para automação. No caso específico de trabalho manual, é preciso entender onde as soluções atuais podem ser melhoradas para que haja melhoria no desempenho e redução no tempo de execução dessas tarefas.

COMO FUNCIONA A AUTOMAÇÃO

O RPA usa robôs de software para automatizar as tarefas manuais, repetitivas e sujeitas a erros. Depois de registrar um fluxo de trabalho de processo, um bot virtual imita as ações realizadas por humanos e automatiza sua execução.

As etapas do processo podem ser cumpridas rapidamente e, além disso, robôs podem lidar facilmente com o aumento de volume. Desse modo, a empresa economiza custos relevantes e garante a precisão e consistência, pois as tarefas serão executadas corretamente desde a primeira vez.

PROCESS MINING NO PROCESSO DE AUTOMAÇÃO

A mineração de processos auxilia a identificar estratégias de solução e priorizar medidas adequadas para implementação de RPA, treinamento de usuário ou migração de sistema, permitindo que o usuário compreenda de forma rápida e fácil a maturidade dos processos e identificando as oportunidades de automação.

Esta metodologia coleta dados dos sistemas de informação da empresa e cria um mapa de fluxo visual, baseada em fatos, permitindo que as organizações tenham uma visão panorâmica de todos os seus processos.

Por processo, entendemos a maneira como uma empresa organiza seu trabalho e recursos, por exemplo, a ordem em que as tarefas são realizadas e qual grupo de pessoas tem permissão para realizar tarefas específicas. Também é possível obter informações sobre o tipo de usuário que executa as atividades

Essa percepção dos processos como um todo permite identificar e evitar erros frequentes – envolvendo pessoas ou não - gargalos, padrões de processo indesejados, problemas de conformidade ou desvios do processo ideal e detectar as causas raiz das ineficiências, facilitando a definição de um procedimento padrão e automação.

O Gartner destaca em seu mais recente Market Guide for Process Mining que essa tecnologia “é um habilitador-chave quando se trata de iniciativas de RPA, uma vez que visualizar e compreender o contexto do processo, bem como identificar e priorizar oportunidades para automação no nível de tarefa são grandes fatores de sucesso”.

Em casos que requerem um alto nível de interação humana e são mais difíceis de ser automatizados, o process mining pode identificar rapidamente esses casos e ajusta-los a fim de determinar como o RPA pode replicar o papel dos humanos em processos repetitivos mais rapidamente e sem erros, ajudando as empresas a pouparem custos.

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