Process Mining - Construindo um pipeline saudável de transformação

Existe uma frase que sintetiza uma tendência que parece ser inevitável. 

“Tudo que puder ser automatizado, será automatizado!” 

Vivemos em um mundo abundante em tecnologias e repleto de oportunidades para melhorar a eficiência operacional, reduzir custos e entregar valor nos processos de negócio das empresas. 

Automatizando o fluxo dos processos e a realização de etapas, antes feitas manualmente, reduzimos custos e melhoramos a agilidade da empresa, além de liberarmos as equipes para atividades mais complexas e criativas. Essa visão parece ser idílica, mas não sem desafios. 

Na verdade, os desafios são muitos. 

Para cumprir com nossas atividades na execução de processos, utilizamos muitas vezes um patchwork de sistemas. 

Quando falamos em tecnologias para suportar a hiper automação, falamos de diversas tecnologias que demandam iniciativas de colaboração entre áreas de negócios, TI, segurança, analytics, como por exemplo: 

  • Mineração de processos (Process mining)
  • Inteligência artificial
  • Aprendizado de máquina
  • Arquitetura de software orientada a evento
  • RPA
  • Sistemas de gestão de processos (Business process management - BPM)
  • Integration platform as a service (iPaaS)
  • Ferramentas Low-code/no-code, entre outras.

O processo de identificação, análise, seleção, aquisição e implementação das diferentes tecnologias pode ser muito complexo e demorado em uma abordagem corporativa, requerendo o alinhamento de múltiplos stakeholders. Em outros casos, pode ser rápido e assertivo, mas limitado a pequenas equipes quando a iniciativa é patrocinada por uma área específica. Em ambas as situações, existe grande dificuldade para alinhar interesses e identificar e priorizar as iniciativas criando um pipeline saudável de transformação para a organização.

Um terceiro desafio se refere à lacuna de talentos, especialmente relacionados a TI e tecnologias digitais. O mercado está aquecido e os profissionais qualificados estão sendo muito solicitados, dificultando a construção de equipes experientes e capacitadas para liderar as iniciativas de transformação em empresas tradicionais. 

Por fim, as empresas podem ter um processo de gestão de mudanças pouco maduro, dificultando a troca de conhecimentos e de melhores práticas entre as áreas que são early-adopters de novos métodos e tecnologias e outras áreas da empresa, limitando o potencial de ganho resultante das iniciativas de transformação.

Segundo o Everest Group, para a organização conseguir ter sucesso em sua jornada de transformação digital, é necessária a construção de um pipeline saudável de transformação e essa construção requer 4 elementos:

  1.  Acelerar e escalar a descoberta de como os processos são executados (AS-IS): Para construir um pipeline de iniciativas é necessário primeiro mapear o que existe e onde estão as melhores oportunidades de transformação. 
  2. Avaliar comparativamente as várias oportunidades de transformação criando um portfólio de iniciativas.
  3. Ter uma visão holística do Retorno sobre o Investimento (ROI), considerando o impacto das iniciativas nos indicadores de negócio.
  4. Monitorar continuamente as iniciativas validando os resultados alcançados.

Alcançar a escalabilidade necessária e a capacidade para avaliar e continuamente monitorar as iniciativas requer o uso de tecnologias. As técnicas manuais tradicionalmente utilizadas para o mapeamento de processos, como entrevistas e workshops, além de demandarem tempo e recursos, não conseguem dar visibilidade a toda a variabilidade nos processos ou mesmo suprir a necessidade de agilidade no monitoramento dos resultados. 

É neste contexto que Process Mining se insere como uma tecnologia fundamental para suportar e direcionar a jornada de transformação digital das organizações. Process Mining vai além de uma simples ferramenta de diagnóstico de processos. Process mining é uma disciplina que envolve tecnologia, mas também organização, inserindo a análise em um ciclo contínuo de automação e melhoria de processos apoiado em tecnologia e em dados.

Segundo o Manifesto de Process Mining, a ideia base de Process Mining é descobrir, monitorar e melhorar processos reais através da extração de conhecimento a partir de registros de eventos (logs de eventos) usualmente disponíveis nos sistemas de informação existentes na organização. Cada um dos eventos representa uma pegada, uma marca deixada pelo processo durante a sua execução. Quando analisamos as pegadas em conjunto, somos capazes de reconstruir o caminho percorrido. O desafio é explorar esses dados de forma a trazer inteligência ao negócio, seja automatizando o mapeamento de processos, identificando gargalos, antecipando problemas ou registrando violações à conformidade do processo.

Process mining complementa as demais abordagens de melhoria de processos e deve ser percebida como uma jornada de amadurecimento tendo como visão a gestão efetiva e contínua de processos baseada em dados.

Mas por onde começar? Adote uma abordagem ágil!  Experimente! 

Desenvolva competências e amadureça suas análises de maneira iterativa e incremental, agregando gradativamente novos sistemas. Mais do que o retorno imediato oriundo de insights específicos, o amadurecimento da gestão de processos baseada em dados será capaz de gerar resultados de longo prazo, afetando diretamente os indicadores de seu negócio.

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